Tapahtuman järjestelyistä vastaa kokemusasiantuntijatyöryhmä Työrukkanen, johon kuuluvat Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soiten vammaispalvelut sekä kehitysvammaisten tuki- ja paikallisyhdistykset. Heinärieha-nimeä kantava tilaisuus saa toimintatukea Kehitysvammaisten tukiliitolta.

Ohjelma alkaa iltapäivällä lyhyellä tanssiopetuksella, jonka jälkeen lavalle nousee Pia Lång Duo. Musiikin ohella osallistujilla on mahdollisuus osallistua karaoketoimintaan, josta vastaa Maten Karaoke. Tapahtuman tavoitteena on tarjota matalan kynnyksen kesäistä ajanvietettä erityisryhmille.

Tilaisuudessa on järjestetty kahvitarjoilu, minkä lisäksi paikan päällä toimii Toholammin Urheilijoiden ylläpitämä kahvio. Järjestäjät pyytävät osallistujia ilmoittautumaan tapahtumaan ennakkoon 12. heinäkuuta mennessä puhelimitse tai sähköpostitse.

Soiten avopalveluiden palvelualuejohtaja Sari Valkama toimii tapahtuman yhteyshenkilönä. Järjestäjien mukaan tapahtuma on suunnattu erityisesti kehitysvammaisille henkilöille ja heidän läheisilleen, mutta se on avoin kaikille asiasta kiinnostuneille.