Kiinteistöliiton tiedotteen mukaan yhteisten tilojen, kuten saunojen, pesutupien ja kerhohuoneiden, käyttöä koskevat periaatteet tulisi käsitellä yhtiön hallituksessa. Hallituksen tehtävänä on määritellä, miten tiloja varataan, mihin kellonaikoihin niitä saa käyttää ja millaisia järjestyssääntöjä niissä noudatetaan.

Sääntöjen lisäksi hallitus vastaa mahdollisten käyttömaksujen määrittämisestä. Maksut on mitoitettava siten, että ne kattavat tilojen käytöstä aiheutuvat kulut, kuten veden, sähkön ja siivouksen. Mikäli maksuja halutaan korottaa merkittävästi tai ottaa käyttöön kokonaan uusia maksuja, asia on suositeltavaa viedä yhtiökokouksen päätettäväksi.

Tiedotteessa korostetaan avoimen viestinnän merkitystä. Kun säännöt ja maksut ovat kaikkien asukkaiden ja osakkaiden tiedossa, vältytään mahdollisilta väärinkäsityksiltä ja epäselvyyksiltä. Ajantasaiset ohjeet on hyvä pitää esillä sekä taloyhtiön ilmoitustaululla että digitaalisissa kanavissa.

Taloyhtiön hallituksella on lakisääteinen velvollisuus huolehtia kiinteistön hoidosta ja hallinnosta. Yhteisten tilojen hallinta on osa tätä kokonaisuutta, jolla pyritään varmistamaan asumisviihtyvyys ja rakennuksen tarkoituksenmukainen käyttö.